DE:Monitoring-Task

Mithilfe des Monitoring-Task und der automatischen Suchen können interne Abläufe teilweise automatisiert werden.
Es ist somit möglich den eigenen Workflow mit dem IP7 Compass abzubilden.

Allgemein

Erfüllt ein Patent bestimmte Voraussetzungen, wird es einem Monitoring-Task hinzugefügt.
Eine Gruppe von Benutzern hat nun die Aufgabe diese Patente zu bearbeiten z.B. zu bewerten.
Die kritisch bewerteten Patente können dann automatisiert wiederum im nächsten Monitoring-Task landen.
Hier kann dann die nächste Gruppe von Benutzern entscheiden, ob diese Patente z.B. in eine Observation (Rechtsstandsüberwachung) aufgenommen werden.

Der Monitoring Task "überwacht" einen Ordner auf neue Patente.
Neue Patente können über eine automatische Suche oder manuelle Zuordnung in den Ordner gelangen.
Außerdem ist es möglich, dass auch ohne Zuordnung das Monitoring ein neues Patent anzeigt.
Das kann z.B. durch neue Familienmitglieder einer Patentfamilie ausgelöst werden.

Sobald Patente in den Monitoring Task gelangen, erhalten diese den Status "Neu".
Benutzer können dann den Status "nicht relevant" oder "erledigt" setzen.
Dieser Status bezieht sich dabei nur auf den aktuellen Monitoring Task.
Das gleiche Patent kann also in einem anderen Monitoring Task oder Projekt auf einen anderen Status gesetzt sein.
Sobald der Status "nicht relevant" oder "erledigt" vergeben wird, wird dieses Patent nicht mehr als "Neu" im Monitoring betrachtet.
Das Patent ist dann "bearbeitet".

Zu einem Monitoring Task muss immer eine Gruppe mit Usern verknüpft sein.
Alle Benutzer in dieser Gruppe haben dann Zugriff auf das Monitoring und können neue Patente bearbeiten und dabei den Status setzen.
Außerdem können für die Monitoring Tasks Bewertungen und Kommentare eingestellt werden.

Der Monitoring Task hat immer eine Basis, welche bei der Erstellung gewählt werden kann.
(Document, Application, strict family oder extended family)
Die Basis des Monitoring Task kann sich von der Basis des Ordners und der automatischen Suche unterscheiden.

Beispiel

Mit folgenden Einstellungen (Basis) wurden die einzelnen Stationen angelegt:

• automatische Suche - Anmeldung
• Ordner - erweiterte Familie
• Monitoring Task - Anmeldung

Es sei angenommen, dass folgende Patentfamilie mit 5 Anmeldungen bereits dem Ordner zugeordnet ist.

Außerdem wurden die 5 Anmeldungen der Familie bereits in der Vergangenheit im Monitoring Task mit dem Status "erledigt" versehen.
Zusammengefasst folgende Start-Situation:

Der Ordner beinhaltet die erweiterte Familie und der Monitoring Task beinhaltet alle 5 Anmeldungen dieser Familie.
Alle 5 Anmeldungen haben den Status "erledigt".

Mit dem wöchentlichen Datenbank-Update erfolgt nun eine Änderung.
Die Familie erhält eine weitere Anmeldung. Ein JP-Patent wurde hinzugefügt:

Folgendes wird jetzt passieren:

Der Ordner beinhaltet nur die erweiterte Familie, also wird durch die zusätzliche Anmeldung die Anzahl der Familien nicht erhöht. (die Familie ist ja bereits dem Ordner zugeordnet)
Im Monitoring Task erhöht sich jedoch die Anzahl der Anmeldungen bzw. wird jetzt das JP-Patent mit dem Status "Neu" angezeigt.

Dieser Vorgang ist somit unabhängig davon ob die auto. Suche die neue Anmeldung findet oder nicht.
Der Monitoring Task bezieht sich auf den Ordner, der Ordner beinhaltet die Familie, die Familie "wächst" um eine weitere Anmeldung an und somit wird diese Anmeldung dem Monitoring Task hinzugefügt.

E-Mail Benachrichtigungen

Für Monitoring Tasks können automatische E-Mail Benachrichtigungen aktiviert werden.
Somit werden alle Benutzer, welche über eine Gruppe dem Monitoring zugeordnet sind, automatisch über "neue" Patente benachrichtigt.
Folgende Intervalle stehen dabei zur Verfügung:

• täglich
• wöchentlichen
• monatlich

weitere Details

Wenn das tägliche Intervall eingestellt ist und die "neuen" Patente werden nicht bearbeitet (Status gesetzt), dann wird auch jeden Tag eine E-Mail verschickt.
Dieser Vorgang ist unabhängig davon ob weitere neue Patente in das Monitoring hinzugefügt wurden.
Solange "alte" Patente mit dem Status "Neu" verbleiben, wird die E-Mail verschickt.

Wenn das wöchentliche Intervall eingestellt ist, wird die E-Mail nicht immer am gleichen Wochentag verschickt.
Die E-Mail wird nur verschickt wenn neue Patente im Monitoring sind und die letzten 7 Tage noch keine E-Mail verschickt wurde.
Es kann also vorkommen das mehrere Wochen keine E-Mail verschickt wird, weil keine neuen Patente vorhanden sind.
Sobald eine E-Mail verschickt wurde, wird ab diesem Zeitpunkt wieder 1 Woche lang nichts verschickt bis neue Patente im Monitoring sind.

Wenn das monatliche Intervall eingestellt ist, läuft es folgendermaßen ab:
Am Anfang des Monats wird überprüft ob "neue" Patente vorhanden sind.
Wenn keine "neuen" Patente vorhanden sind, wird stündlich überprüft ob es "neue" Patente gibt.
Sobald es "neue" Patente gibt wird eine Mail verschickt.
Wenn die Mail verschickt wurde, wird innerhalb diesen Monats keine weitere Mail mehr für diesen Monitoring Task verschickt.

Suche nach Status

Es ist möglich nach dem Status eines Patents, innerhalb eines gewählten Monitoring Task, zu suchen.

Somit können z.B. alle Patente mit dem Status "nicht relevant" recherchiert werden.
Die Suche kann wiederum als auto. Suche eingerichtet werden und somit einen gewünschten Ordner befüllen.