DE:Ordner Überwachung

Allgemein

Die Funktion "Ordner Überwachung" bzw. "Folder Monitoring" ist dem Monitoring-Task sehr ähnlich.
Im Gegensatz zu den Monitoring Task kann jeder User ein Folder Monitoring für sich selbst erstellen.
Es sind keine Administrator-Berechtigungen erforderlich.
Ein oder mehrere Ordner können überwacht werden.

Wird mit einer Netzwerk-Lösung gearbeitet, dann wird in den meisten Fällen mit Monitoring-Task gearbeitet.
Die Administratoren definieren welche User (anhand von Gruppen), welche Patente (anhand von Monitoring-Task) bearbeiten müssen.

Wird alleine (ohne Netzwerk-Lösung) gearbeitet, kann ein Ordner über Folder Monitoring einfacher und schneller überwacht werden.
Es muss z.B. keine Gruppe von Usern für ein neues Folder Monitoring erstellt werden.

In speziellen Fällen können Folder Monitoring auch innerhalb einer Netzwerk-Lösung sinnvoll sein.
User können, ohne bei den Administratoren anzufragen, gewünschte Ordner überwachen.

Anlegen/Bearbeiten

Die Folder Monitorings können im Dashboard unter dem Menüpunkt "Folder monitorings" verwaltet werden.
Hier können Folder Monitorings erstellt, geöffnet, bearbeitet, archiviert und gelöscht werden.

Wird ein neues Folder Monitoring erstellt, können einige Einstellungen vorgenommen werden.
Grundsätzlich gibt es 2 Ansichten: "Simple" oder "Advanced":

Simple

Hier sind nur 3 Einstellungen sichtbar:

• Ordnerauswahl
• Name (übernimmt automatisch den Namen des Ordners)
• E-Mail Benachrichtigung und Intervall

Advanced

Die "Advanced"-Ansicht bietet zusätzlich noch folgende Einstellungen:

• Beschreibung
• Basis
  • standardmäßig ausgewählte Einheit in der Suche/Ergebnisliste
• Auswahl von Bewertungskriterien
  • müssen von Administratoren erstellt bzw. freigegeben werden
• bevorzugtes Dokument
  • Welches Dokument soll in einem Suchergebnis bevorzugt angezeigt werden? Erteilung oder Erstveröffentlichung?
    (siehe auch: Repräsentant)
• Priorität (beeinflusst die Sortierung im Dashboard)
• Highlighting Schema
  • Ein bestehendes Highlighting Schema kann mit dem Folder Monitoring verknüpft werden. Sobald das Folder Monitoring geöffnet wird, wird automatisch das entsprechende Highlighting Schema geladen.
• Filtermöglichkeiten
  • Land
  • Rechtsstand
  • Bewertung

Öffnen

Im Dashboard werden die erstellten Folder Monitorings in der Spalte "Monitorings" angezeigt.

Durch das Symbol kann zwischen Folder Monitoring und Monitoring-Task unterschieden werden.

Status setzen

Im Normalfall ist der ausgewählte Ordner bereits befüllt.
In den meisten Fällen möchte man jedoch nur noch die Patente/Familien sehen, welche in Zukunft dem Ordner neu hinzugefügt werden.
Es ist möglich, alle bisherigen Patente/Familien mit wenigen Klicks von "neu" auf "erledigt" zu setzen.